电子文件如何管理_服务器

资料来源：网络整理时间：2023/3/9 4:44:48 共计：3575 浏览

电子文件如何管理？

一些建议：1. 考虑哪些文档需要管理。首先假设你说的文档管理是相对长期的，比如至少会有几个月使用周期。那么，这时候不是所有的文档都需要整理，特别是公开的文档（包括你提到的电子书），在网络几乎无所不在的情况下，很多内容在需要使用时下载使用即可。例如商业文章，可能把标题和链接记录下来就行了，学术论文也类似道理。保存在磁盘上的文章可以当成是一个方便快速打开的手段，但并不需要特别仔细的整理，如果找不到了去网上搜索就行。2. 选择适合你的工具。接上面，那么自己原创的文档的数据应该是最需要整理的，往往包括工作中和生活中的各种文档，更广泛一些还有自己和家人照的照片、视频等媒体内容，暂且统一称这些为“个人文档”。因为工作关系（有道云笔记），我们观察了很多人如何管理自己的个人文档，有一些人在这些文档的管理上更有效，举一些他们常用的工具可能有帮助：1) 如果你相对熟悉计算机，Subversion/Git这样的“版本管理工具”可能是长期使用的最佳工具。我从2005年开始的所有个人和工作文档（不包括照片），都使用Subversion管理，好处包括每次修改都有记录，多台计算机上可以轻松同步等，提升效率很多。我也了解到多家公司使用Subversion来管理全公司的文档，总体效果不错。这类工具的缺点也很明显，简单来说就是不适合非技术人群，最麻烦的是需要自己设置服务器端（当然对于懂技术的人也不麻烦，现在购买VPS很方便），服务器端也有一定费用。2) 各类网盘是最易上手的工具，也可能是最适合非技术的人群的文档管理工具，包括百度网盘、QQ网盘等。最大好处是使用简单，也有可多台计算机访问，空间大这些优点。但用于长期的文档管理还会有各种小问题，可以注意一下：比如文档的时间等信息容易丢失（复制粘贴一下文件修改时间可能就没了），而对于长期存档的文档来说，时间往往是很重要的（我要写个工作小结，但那个啥项目到底是几月做的来着？）；又比如误删除还是有时会发生；又比如当文档库很大的时候，可能不希望同步整个文档库在计算机上（百度网盘倒是有同步部分目录的功能）。我个人尝试过一段时间用网盘管理文档，但最后放弃了，主要原因就是时间信息丢失，以及误删除的问题。3) 对于接触文字多的人，云笔记类软件可能是最合适的，包括有道云笔记、Evernote。我们看到很多记者、产品经理等都非常喜爱这类工具，非常适合快速码字，插入截图，找到之前码的字等等。笔记软件一个很好的用法，是用来记录网上资料的“目录”，比如为一个项目进行调研积累的所有文档链接（而不是文档文件），就是上面第一点里提到的情况。笔记软件也非常方便在手机上访问笔记内容（比在手机上看Word文档方便很多），自动同步功能很好用。使用手机照相的功能做记录也方便。当然从缺点上说，对于大量非文字文档的管理上，笔记软件可能不是特别方便。4) 专用PC软件，比如原帖中提到的Adobe的软件，我也了解过各类学术文献的管理软件等。这些不是非常熟悉，但专用工具往往有个问题就是使用时间长了之后，你的需求会有变化，这时如果发现这个工具解决不了需求，就有些麻烦。3. 花合适的精力和方式整理文档。主要的意思既不要不整理，也不要过度整理。我观察到有些人会按主题和分类做非常细致和复杂的整理，包括打tag这些。肯定有其道理，但应该还是存在过度整理的可能。对我来说，整理文档最需要解决的一个问题，是同一目录下文档过多而无法快速找到所需内容的问题，解决这一问题一个非常简单的办法，是按时间分配目录，比如2013，2014作为根目录，里面按项目或主题再分目录，或者按月组织，都非常有效。这个往往比完全按主题分目录更好，因为主题分类的方法会随时间改变，而你不希望每三个月重新对几百几千个文件重新做分类。所以档案馆按时间组织档案，还是相当科学的。

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